Az offline bejegyzések rögzítését előzetesen letöltött sablonok alapján az ÁNYK programmal lehet elvégezni. (ÁNYK: Általános Nyomtatványkitöltő – keretprogram.) A funkció használatának lépései:
(Ehhez nem szükséges internet kapcsolat)
A letöltött sablon alapján az ÁNYK programmal lehet a bejegyzés adatokat rögzíteni. A megszemélyesített nyomtatvány tartalmaz minden olyan információt, amelyek a napi jelentések illetve eseti bejegyzések rögzítéséhez és ellenőrzéséhez szükségesek. Ezek alapján az ÁNYK program az online programhoz hasonló funkciókat és ellenőrzéseket biztosít a rögzítéshez. Az ÁNYK segítségével rögzített adatokat a program a számítógép lemezén tárolja.
(Ehhez a lépéshez internet kapcsolat szükséges)
A számítógépen tárolt offline bejegyzés adatok feltöltése az E-napló rendszerbe. A feltöltéshez be kell jelentkezni az E-napló rendszerbe és ki kell választani a megfelelő E-naplót. A bejelentkezett személynek és a kiválasztott naplónak meg kell egyeznie az offline bejegyzésben szereplő személlyel és naplóval, ellenkező esetben a feltöltött adatokat nem rögzíti a rendszer.
FONTOS: A fentiek alapján javasoljuk, hogy mindenki, aki egy adott naplóval kapcsolatban olyan szerepkört tölt be, ahol kötelezett illetve lehetősége van bejegyzés adatok rögzítésére, töltse le a megfelelő offline nyomtatvány sablont illetve sablonokat. Ezzel biztosítja, hogy váratlan esetben is képes lesz bejegyzés adatokat rögzíteni. Különösen fontos és ajánlott a sablon letöltése azok számára, akik napló vezetésre kötelezett szerepkört töltenek be.
***
(Ehhez a lépéshez internet kapcsolat szükséges)
Az offline bejegyzés rögzítéséhez egy előzetesen letöltött, megszemélyesített nyomtatvány sablon szükséges. A megszemélyesített sablon tartalmazza a kitöltő személy és az E-napló azonosító adatait. Az ÁNYK programmal létrehozott bejegyzés állomány a sablonban szereplő letöltő és napló adatokat fogja örökölni. Például, egy napi jelentés annak a nevében készül, aki a sablont letöltötte. Kétféle sablont lehet/kell letölteni, külön sablon készül a napi jelentés, illetve eseti bejegyzés rögzítéséhez. A funkció két külön sablon letöltését biztosítja, egyet a napi jelentés, egyet az eseti bejegyzések rögzítéséhez. Ezt a lépést általában elegendő egy adott személy és adott napló esetében egyszer elvégezni.